Werkgevers mogen werknemers een vaste reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer. Dabei geldt de 214-dagenregeling van de Belastingdienst.
Wat zegt de regeling?
De 214-dagenregeling is een jaarnorm. Een werknemer die fulltime (5 dagen per week) reist naar de vaste werkplek, moet minimaal 214 dagen per jaar reizen om een vaste onbelaste vergoeding te mogen ontvangen.
Voor parttimers geldt de 128/214-dagenregeling:
- U past de norm naar rato aan het aantal werkdagen per week aan.
- Dit voorkomt dat parttimers benadeeld worden en zorgt voor een eerlijke vaste vergoeding.
Voorbeelden uit de Belastingdienst
Voorbeeld 1: werknemer 3 dagen per week
- 3/5 deel van 128 dagen = 77 reisdagen
- U mag een vergoeding toekennen over 128,4 dagen (3/5 deel van 214 dagen).
Voorbeeld 2: werknemer 4 dagen per week
- 4/5 deel van 128 dagen = 102 reisdagen
- U mag een vergoeding toekennen over 171,2 dagen (4/5 deel van 214 dagen).
Met andere woorden: de norm wordt zowel toegespitst op parttime werken als toegepast in de berekening van de vaste vergoeding.
Hoe berekent u de vaste vergoeding?
De Belastingdienst en onze salarissoftware rekenen de vaste vergoeding uit op basis van deze aangepaste normdagen.
Formule (Belastingdienst)
(214 ÷ 5 × aantal werkdagen per week) × (afstand enkele reis in km) × 2 (retour) × €0,23 ÷ 12 maanden
Rekenvoorbeeld 3 dagen per week, 30 km enkele reis
214 ÷ 5 × 3 × 30 × 2 × 0,23 ÷ 12 = €147,66 per maand
Rekenvoorbeeld 4 dagen per week, 30 km enkele reis
214 ÷ 5 × 4 × 30 × 2 × 0,23 ÷ 12 = €196,88 per maand
Uitbetaling per maand
Als werkgever betaalt u de vaste reiskostenvergoeding per maand. U hoeft dus niet apart te rekenen of een werknemer een volledig jaar in dienst is.
- Bij een heel kalenderjaar → vergoeding 12 maanden uitbetalen.
- Bij een deel van het jaar (bijvoorbeeld start in juli) → vergoeding uitbetalen vanaf de startmaand.
Zo wordt de vergoeding automatisch naar rato toegepast, zonder extra rekenwerk.
Wanneer wordt de norm niet gehaald?
De norm wordt in een volledig jaar met vaste kantoordagen vrijwel altijd gehaald. Situaties waarin het mis kan gaan zijn:
- Structureel thuiswerk waardoor het aantal reisdagen lager ligt
- Langdurig verlof of ziekte
- Geen vaste werkplek
Samenvatting
- De 214-dagenregeling is een toetsnorm op jaarbasis.
- Voor parttimers wordt dit via de 128/214-dagenregeling naar rato toegepast.
- U betaalt de vaste vergoeding altijd per maand. Bij een korter dienstverband krijgt de werknemer vanzelf alleen de maanden in dienst uitbetaald.
- Zo blijft de vergoeding praktisch en altijd binnen de fiscale kaders van de Belastingdienst.
